Die Hintergründe eines Audit Verlangen

Was ist zu tun, wenn ein Audit angekündigt wird?

Audits sind seit langem ein häufig angewandtes Mittel der Lizenzgeber, um eine vermeintliche unrechtmäßige Nutzung ihrer Lizenzsoftware durch den Lizenznehmer festzustellen.

In der Regel werden Audits von den Herstellern aktiv initiiert, wenn sie zur Überzeugung kommen, dass das Anwenderunternehmen keine ausreichende Kontrolle über seine Lizenznutzung hat bzw. es aktiv Lizenzrechte missachtet oder missbräuchlich nutzt.

Jedoch: nicht jedes dieser Audit Verlangen ist begründet, nicht immer ist die rechtliche Basis für ein solches Verlangen überhaupt gegeben. Die rechtliche Zulässigkeit des Audit Begehrens sollte daher zunächst überprüft werden.
Und welche Intention der Lizenzgeber tatsächlich mit dem Audit-Begehren verbindet.
Vielfach steht auch ein eindeutiges finanzielles Interesse des Lizenzgebers, das eindeutige Interesse an Umsatz- und Ertragsausweitung, im Raum.

Die Erwartung eines Lizenzgebers nach Befriedigung seiner finanziellen Interessen richtet sich immer auch nach seiner Analyse der „Ertragspotentiale“ beim zu auditierenden Kunden. 

Das bedeutet, der Lizenzgeber prüft im Vorfeld, ob der Lizenznehmer seinen vertraglichen Verpflichtungen ausreichend nachgekommen ist, oder ob es hier „Abweichungen“ gibt.
Desto höher das Missverhältnis zwischen vertraglicher Regelung und tatsächlicher Nutzung, desto höher das finanzielle Risiko für den Lizenznehmer und desto höher die Ertragserwartung des Lizenzgebers.
Die primäre Aufgabe für jedes Unternehmen sollte es also sein, es gar nicht erst zu einem Audit kommen zu lassen, in dem es die Risiken so gering hält, dass sich ein Audit für den Lizenzgeber nicht lohnt.

Kommt es jedoch zu einer von einem Hersteller initiierten Auditsituation sind die betroffenen Unternehmen häufig mit der Vorbereitung und Durchführung überfordert. Die Aufwände die benötigten Unterlagen und Nachweise zu beschaffen und vor allem die in dieser Situation richtige Kommunikation mit dem Hersteller zu führen, ist keine einfache Aufgabe.

Die Profis in diesem Geschäft sitzen in den meisten Fällen auf der Seite der Lizenzgeber.

Häufig ist in den Unternehmen auch kein ausreichendes Wissen über die Anwendung von Lizenzmetriken und wo und wie die Produkte eingesetzt werden. vorhanden, so dass nur schwer eine belastbare Gegenposition aufgebaut werden kann.

Eine mangelhafte Handhabung solcher Auditsituationen führt hingegen häufig zu erheblichen Lizenznachforderungen durch die Hersteller und damit zu enormen zusätzlichen Kosten für das Unternehmen, verbunden mit dauerhaften Folgekosten für die Wartung.
Gerade in solchen Stress Situationen benötigen die Unternehmen den kompetenten Rat externer und unabhängiger Experten.

Wir unterstützen die betroffenen Unternehmen genau in diesem Punkt!

Wir kennen die Lizenzmodelle vieler führender Hersteller und wir verfügen über das notwendige Know How, um sie hier effektiv zu unterstützen, um Forderungen abwehren oder reduzieren zu können, und um ein belastbares, vom Hersteller akzeptiertes Lizenzmodell zu finden.
Denn: nicht jeder Vorwurf ist begründet, nicht jede Forderung haltbar.

Risikobewertung ist unabdingbar

Desto höher das Missverhältnis zwischen vertraglicher Regelung und der tatsächlicher Nutzung, desto höher das finanzielle Risiko für den Lizenznehmer und desto höher die Ertragserwartung des Lizenzgebers.

Die primäre Aufgabe für jedes Unternehmen sollte also sein, es gar nicht erst zu einem Audit kommen zu lassen, in dem es die Risiken so gering wie möglich hält und sich ein Audit für den Lizenzgeber nicht lohnt.

Unabhängige Berater sind ein wichtiges Asset

Oftmals sind Forderungen der Lizenzgeber nur im schnellen Vertriebsinteresse und kaum lizenzrechltich begründen, Kostengünstige Alternativen für das betroffene Unternehmen werden von den Auditoren  der Hersteller  ohnehin  nicht vorgeschlagen.

Betroffene Unternehmen sollten immer unabhängige Berater hinzuziehen, die dem Ziel des Kunden und nicht dem wirtschaftlichen Interessen des Lizenzhebers verpflichet sind.